Для оплаты как предстоящих, так и уже понесенных работником командировочных расходов или для приобретения товаров, работ в интересах организации-работодателя работнику выдаются денежные средства под отчет. О том, как ведется бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами, мы рассказывали в нашей .
Денежные средства под отчет могут выдаваться как в наличной, так и в безналичной форме, в т.ч. путем перечисления на банковскую карту работника.
А должен ли работник писать заявление о перечислении на карту подотчетных сумм?
Перечисление подотчетных сумм на банковские карты
Законодательство не запрещает выдавать работнику денежные средства под отчет путем их перечисления на банковскую карту такого работника. При этом не имеет значения, личная ли это карта работника, открытая им самостоятельно, или так называемая «зарплатная» карта, оформленная на работника в рамках соглашения работодателя с банком для перечисления на нее заработной платы (Письма Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781 , от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 , от 05.10.2012 № 14-03-03/728 , Письмо Минфина № 02-03-10/37209, Казначейства № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013).
Возможность перечисления подотчетных средств на карту сотрудника целесообразно предусмотреть в локальном нормативном акте. Например, в Положении о командировках.
Перечисление средств подотчетному лицу на карту производится на основании приказа работодателя, служебной записки или заявления работника, завизированных руководителем. В этом документе нужно будет указать реквизиты карты, на которую следует перечислить подотчетные суммы.
Заявление работника на перечисление подотчетных сумм на банковскую карту может быть как бессрочным и касаться всех причитающихся ему подотчетных сумм, так иметь отношение лишь к конкретной командировке или покупке ТМЦ для работодателя.
В самом платежном поручении в назначении платежа нужно будет указать, что средства перечисляются под отчет. Например, пометить «оплата командировочных расходов».
Приведем пример заявления на перечисление подотчетных сумм на зарплатную карту.
Все чаще компании отказываются от использования наличных денег в своей деятельности.
Оплата от покупателей поступает на расчетный счет, расчеты с поставщиками происходят по безналу, зарплата перечисляется на карточки сотрудников. Это удобно и выгодно: не нужно ездить в банк, чтобы сдавать или снимать наличные, тратиться на обеспечение безопасности денег, платить комиссию за операции с бумажными деньгами. Как и многие другие операции, расчеты с подотчетными лицами могут происходить в безналичной форме.
Перечисление подотчетных сумм
Долгое время перевод подотчетных сумм на зарплатную карточку сотрудника считался делом рискованным. ИФНС часто расценивала такие перечисления как выплату зарплаты и облагала их НДФЛ. Фонды, в свою очередь, доначисляли взносы. Однако после публикации письма Минфина от 5 октября 2012 г. № 14-03-03/728 ситуация изменилась: фактически министерство разрешило выдавать подотчет безналом.
Однако чтобы избежать споров с ИФНС и фондами, работодатель должен организовать правильный документооборот:
— при выпуске зарплатных карт обсудите с банком, возможно ли указать в договоре, что на карточки будут перечисляться и подотчетные суммы,
— в положении о подотчете непременно укажите, что деньги могут перечисляться на зарплатные карты работников. Более подробно о положении о подотчете ,
— попросите сотрудника написать в заявлении о выдаче денег под отчет, что перечисление должно произвестись на его банковскую карту. О заявлении написано тут
— в платежном поручении указывайте назначение платежа так, чтобы было понятно, что выплачивается подотчетная сумма, например: «выдача под отчет на хозяйственные расходы».
Авансовый отчет
Как и при выдаче средств наличными, сотрудник должен составить авансовый отчет. О сроках и порядке предоставления авансового отчета .
К авансовому отчету нужно приложить все документы, связанные с расчетами. Подотчетник снял деньги в банкомате и рассчитался наличными? Тогда он должен предоставить квитанцию из банкомата и чек ККМ (БСО или товарный чек) от продавца. Сотрудник расплатился карточкой? Пусть предоставит слип и чек.
Возврат неиспользованных подотчетных сумм
Законодательство не ограничивает срок, в течение которого подотчетник должен вернуть непотраченные деньги работодателю. Однако этот срок нужно указать в заявлении на выдачу подотчетных средств. Если деньги не вернуть вовремя, налоговики могут переквалифицировать оставшуюся сумму в предоставление займа или выплату вознаграждения сотрудника и доначислить НДФЛ.
Вернуть деньги сотрудник может как наличными в кассу компании, так и путем безналичного перевода. Если в платежном поручении подотчетник не указал, что перечисляемые деньги – возврат неиспользованной подотчетной суммы, он должен это написать в пояснительной записке.
Бухгалтерский учет
Разберем на примере, какие проводки должна составить компания при выдаче денег в подотчет безналом.
ООО «Ключик» 6 ноября 2014 года перечислило на зарплатную карту 30 000 руб. подотчетных денег на покупку канцтоваров Ключкину О.Р. 7 ноября Ключкин приобрел необходимые ТМЦ на сумму 27 350 руб., заплатив за них банковской картой. Того же числа Ключкин предоставил в бухгалтерию ООО «Ключик» авансовый отчет с чеком ККМ, квитанцией от ПКО и слипом терминала, а также накладную и счет-фактуру на имя организации (т.к. Ключкину была выдана доверенность от имени компании). Также 7 ноября Ключкин вернул оставшуюся неизрасходованную сумму наличными в кассу компании.
В бухгалтерском учете будут составлены следующие проводки:
Д71 К51 – 30 000 руб. – выдана сумма под отчет,
Д10 К60 – 27 350 руб. — приобретены канцтовары,
Д60 К71 – 27 350 руб. – погашена задолженность перед продавцом канцтоваров,
Д50 К71 – 2 650 руб. – неиспользованная подотчетная сумма возвращена в кассу.
Подотчетные средства выдаются сотруднику на основании определенных правил и требований, которые выдвигаются Банком России. Финансовая операция является специализированной, где важную роль играет определение назначения платежа.
Обязательное условие – это наличие приказа о подотчетных лицах, где должен фигурировать сотрудник, которому производится перечисление, если в нем нет такого человека, а операция выполняется, то данное действие является законно наказуемым.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Ответственными лицами, которых закон назначает проводить данную операцию, являются директор предприятия, главбух и кассир, они заверяют соответствующие документы своими подписями. Некоторые документы формирует сам работник, отправляющийся в командировку, другие – ответственные лица. Органом, регулирующим представление отчетности по данным документам, является ФНС.
Главные сведения
Сегодня каждое предприятие, перед тем как выдать средства подотчетному сотруднику наличными в кассе или перечислить на банковскую карту безналичными, должно осуществить операцию и отобразить данное действие бухгалтерскими проводками. На основании приказа сотрудник не только получает финансы, но отчитывается за их использование и сдает не потраченные.
Если выданных средств не хватило, сотрудник имеет право использовать личные, предоставив соответствующие квитанции или чеки в бухгалтерию. На их основании у предприятия возникает задолженность.
Перечисление подотчетных сумм на зарплатные карты или выдача их через кассу, как финансовая операция должна быть отображена в бухучете с соблюдением всех правил, иначе налоговая служба может наложить на предприятие штрафные санкции
Необходимые этапы
Для получения финансов сотрудник в обязательном порядке оформляет специальное заявление на имя директора, а предприятие формирует административные и бухгалтерские документы.
Обязательное заявление
Предприятие имеет право переводить средства своим работникам на зарплатные карты, руководствуясь Письмом Министерства финансов РФ № 03-11-11/42288 (25.08.14 г.). Для этого работник оформляет заявление, причем независимо от того, как он просит выдать ему финансы – через кассу или на карту.
Если сотрудник изъявляет желание получить финансы на пластик, то в заявлении он указывает ее реквизиты, кроме суммы, срока, на который средства выдаются, предназначения использования и других. При отсутствии заявления налоговая служба может посчитать, что финансы являются не подотчетными, а доходными, поэтому с них надо удерживать НДФЛ, что будет грубым нарушением.
Во избежание путаницы при выдаче подотчетных средств по безналу необходимая формулировка должна быть указана в назначении платежа. Когда сотрудник будет сдавать авансовый отчет, он должен будет приложить чек из терминала, подтверждающий, что была произведена оплата с карты.
В другом случае, — это может быть банковская выписка. На основании таких документов, которые становятся свидетельством для налоговиков, НДФЛ с перечисленной подотчетной суммы не удерживается.
Документация
У безналичных средств, которые предприятие перечисляет сотруднику в качестве подотчетных, есть несравненные преимущества. Это производится оперативно, уменьшает трудозатраты ответственных сотрудников предприятия и размер банковских комиссионных, также является удобным способом обеспечить работника, который может находиться в данный момент в другом городе или на значительном расстоянии.
На практике это вызывает у организации налоговый риск, избежать его, кроме заявления сотрудника, помогают первичные и бухгалтерские, правильно оформленные документы, которые будут учтены при налоговой проверке.
О том, что предприятие имело право перечислить подотчетные средства на пластик, должны свидетельствовать:
- коллективный договор;
- положение о командировках;
- договор обслуживания в банке;
- приказ с перечнем сотрудников, которым перечисляются средства;
- платежное поручение, где указано, что перечисляемые средства являются командировочными или хозяйственными расходами.
Дополнительно организация должна соблюсти следующие правила:
- подотчетная сумма выдается или перечисляется по разрешению руководителя на основании заявления сотрудника;
- выдать финансы предприятие может только в том случае, если за работником не числится долг подотчетной суммы, полученной ранее;
- по истечении периода, на который были выданы финансы или по приезде из командировки сотрудник сдает авансовый отчет, прилагая к нему документы, подтверждающие расходы.
Перед тем как работник отправится в командировку, предприятие оформляет:
- приказ о его направлении по ф. № Т-9;
- служебное задание по ф. № Т-10а;
- командировочное удостоверение по ф. № Т-10.
По возвращении работодателю предоставляется в течение 3 дней:
- авансовый отчет о расходовании средств;
- отчет о проделанной работе.
Если требования будут соблюдены, то налоговые риски предприятия будут минимальны. На основании авансового отчета при перерасходе средств предприятие возместит работнику затраты.
Если будет наблюдаться излишек, то работник может его наличными вернуть в кассу предприятия или перечислить на расчетный счет со своей карты. В другом случае, сумма излишка при письменном согласии сотрудника удерживается из его зарплаты.
Особенности операции
При переводе денежных средств на карты работников существует ряд особенностей, например, авансовый отчет должен быть заполнен соответствующим образом.
К главным вопросам, затрагивающим перечисление подотчетных сумм на зарплатные карты, относятся:
| Порядок действий | Для отправления сотрудника в командировку формируются:
|
| Оформление назначения платежа |
|
| Возврат излишка |
|
Детали перечисления подотчетных сумм на зарплатные карты
Подотчетная сумма может быть выдана сотруднику на хозяйственные цели, согласно заданию, которое он получит от руководства, но на определенных условиях и только тремя способами.
Условия пополнения счёта
Подотчетная сумма выдается на расходы, связанные с хоздеятельностью юрлица, ИП по расходному кассовому ордеру. Он может быть сформирован после того, как будут оформлены заявление сотрудника и приказ руководства. Главным условием выдачи является отсутствие задолженности работника по подотчетным суммам, если он ранее брал их.
При каждой выдаче сотрудник оформляет заявление, в котором указывает, что долга перед предприятием по подотчету он не имеет. Определенных норм, которые могли бы регламентировать выдачу средств, не связанных с командировками, а также сроков, в которые работник должен отчитаться о расходовании финансов, не существует, поэтому каждая организация самостоятельно определяет их. Такой порядок она предусматривает в своей учетной политике, формируя нормативные акты.
Сотрудник, являясь физ. лицом, имеет право пользоваться зарплатной банковской картой, куда также могут быть перечислены подотчетные средства, и осуществлять следующие виды операций на территории РФ и за ее пределами:
- снимать наличные в национальной и других валютах;
- оплачивать товары или услуги;
- проводить иные валютные операции и незапрещенные законодательством РФ.
Операции с использованием подотчетных сумм с помощью банковских карт лежат в плоскости трудового законодательства и предназначены для восполнения нужд предприятий
Способы выдачи
Подотчетная сумма может быть выдана сотруднику:
| Через кассу организации наличными | В этом случае средства поступают с расчетного счета или из выручки от реализации услуг, товаров. |
| На корпоративную карту |
|
| На зарплатную карту | Предприятие имеет право перечислять сотруднику командировочные и средства, на документально подтвержденные расходы. Предварительно в учетной политике предприятия прописывается, что «подотчетные суммы перечисляются на зарплатные карты сотрудников или проводятся через кассу». |
Типичные ошибки
Хозяйственные субъекты, при проведении расчетных операций с использованием подотчетных сумм, допускают 2 рода ошибок:
- соответствующие документы оформляются с нарушениями;
- требования нормативных актов не соблюдаются.
Наиболее распространенным способом является выдача наличных, хотя перечисление безналичных предприятию и сотруднику намного выгоднее.
Для того чтобы избежать ошибок при проведении перечислений на корпоративную карту, это правило должно быть регламентировано во внутренних документах:
- работодатель должен решить, где он будет вести учет выдачи корпоративных карт и возврата;
- необходимо разобраться, стоит ли работнику каждый раз оформлять заявление на получение карты, а работодателю издавать приказ;
- как защитить информацию о ПИН-коде от распространения;
- как сотруднику действовать при потере пластика.
Передача корпоративной карты сотруднику еще не обозначает, что он получил деньги предприятия и несет за них ответственность. Подотчетным физ. лицо станет тогда, когда воспользуется средствами с карты.
Также налоговую службу не нужно уведомлять о том, что предприятие получило корпоративную карту, информация предоставляется только по открытым банковским счетам. Карта не является самостоятельной без открытого на нее счета, но если выдача карты не связана с открытием счета, то информировать НС нет необходимости.
Нередко возникает вопрос использования одной корпоративной карты разными подотчетными лицами-сотрудниками. Официального разъяснения по этому поводу законодатель не дает, но считается, что если карта именная, т. е. выдана на руководителя, он должен распоряжаться средствами, которые на нее поступают. Хотя сама по себе корпоративная карта не является собственностью директора предприятия.
Официальная ответственность за перечисление подотчетных сумм на карты сотрудников не установлена и нарушением по ведению кассовой дисциплины — это являться не может. Ответственность возлагается только на руководящий состав по поводу оформления документов, касающихся перечисления. Главное, чтобы во внутренних документах предприятия находилась информация о том, что это можно делать.
Важным моментом является формирование авансового отчета при ситуации, когда организация возвращает на карту сотрудника перерасход. В отчетном бланке предусмотрены строки, где необходимо указывать только реквизиты расходного ордера, на основании которого выдавалась сумма перерасхода. Но при этом следует добавить строку с указание реквизитов платежки, на основании которой перерасход был перечислен.
Директор взял деньги в подотчет путем перечисления с расчетного счета организации на свою личную "зарплатную" карту. Часть денежных средств взял на выплату зарплаты себе.
Возможно ли использование личной "зарплатной" карты для перечисления денежных средств под отчет? Каков порядок оформления бухгалтерских документов при использовании подотчетным лицом перечисленных ему средств не в соответствии с их целевым назначением?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Организация вправе перечислять денежные средства под отчет на "зарплатные" (личные) карты своих сотрудников при наличии письменных заявлений от них с указанием реквизитов банковской карты, суммы и срока, на который выдаются деньги, подписи руководителя и даты. Такой способ предоставления денежных средств под отчет должен быть предусмотрен в локальном нормативном акте организации и в ее учетной политике.
При отсутствии документального подтверждения целевого использования перечисленных "подотчетных" средств и их невозврате организация вправе удержать соответствующую сумму из заработной платы, издав соответствующий распорядительный документ.
Обоснование вывода:
В соответствии с п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У) для выдачи наличных денег работнику под отчет (подотчетное лицо - в понимании Указания N 3210-У) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
При этом какие-либо нормы, регламентирующие порядок предоставления безналичных денежных средств работнику под отчет, отсутствуют; не урегулирован также и срок, в течение которого подотчетное лицо должно отчитаться по полученным им, не связанным с командировками, денежным средствам.
Согласно п. 2.3 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П "Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием" клиент - физическое лицо осуществляет с использованием банковской карты следующие операции:
- получение наличных денежных средств в валюте РФ или иностранной валюте на территории РФ;
- получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории РФ;
- оплату товаров (работ, услуг, результатов интеллектуальной деятельности) в валюте РФ на территории РФ, а также в иностранной валюте - за пределами территории РФ;
- иные операции в валюте РФ, в отношении которых законодательством РФ не установлен запрет (ограничение) на их совершение;
- иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства РФ.
Из приведенной нормы следует, что перечень операций, которые физические лица могут осуществлять с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт, является открытым и ограничивается только теми операциями, в отношении которых действуют запреты (ограничения) на их совершение, установленные законодательством РФ. На это обстоятельство указывает и ЦБР, отмечая, что вопрос, касающийся возможности выдачи денежных средств под отчет работникам посредством зачисления на их банковские счета, предназначенные для осуществления операций с использованием банковских карт, находится в плоскости применения трудового законодательства ( ЦБР от 23.07.2009 N 29-1-1-7/4625, от 24.12.2008 N ).
В настоящее время каких-либо запретов на оплату или компенсацию общехозяйственных и иных документально подтвержденных расходов посредством перечисления организацией денежных средств на банковские карты сотрудников ТК РФ не содержит. Поэтому организации вправе перечислять денежные средства на банковские карты своих сотрудников, в том числе на их "зарплатные" карты, в целях осуществления этими сотрудниками с использованием таких карт расходов, связанных с задачами и нуждами организаций. Все положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами, как и сам способ предоставления подотчетных сумм (путем перечисления денежных средств на банковские ("зарплатные") карты сотрудников), устанавливаются организацией самостоятельно в локальном нормативном акте и в учетной политике ( ПБУ 1/2008 "Учетная политика организаций", Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", Минфина России и Федерального казначейства от 10.09.2013 NN 02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554, Минфина России от 31.03.2016 N 02-03-09/18115, от 28.01.2014 N , от 05.10.2012 N ). В платежном поручении следует указать, что перечисленные средства являются подотчетными, при этом организации необходимо получить от сотрудника письменное заявление о перечислении подотчетных сумм на его личную банковскую карту с указанием реквизитов ( Минфина России от 25.08.2014 N 03-11-11/42288).
Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) предусмотрено: каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок. Обязательные реквизиты первичного учетного документа перечислены в Закона N 402-ФЗ, сам документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания ( Закона N 402-ФЗ). В качестве такого первичного документа может быть использована как унифицированная форма, так и форма, самостоятельно разработанная на основе унифицированной.
Согласно Указаниям по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет" (форма N АО-1), утвержденным Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 (далее - Указания), данная форма применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.
Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.
На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7-8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9). Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
Как разъяснено в ранее упомянутом Минфина России от 25.08.2014 N 03-11-11/42288, при безналичном перечислении средств под отчет сотруднику к авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие оплату банковской картой.
На практике встречаются ситуации, схожие с рассматриваемой - когда на основании заявления сотрудника (в том числе являющегося руководителем) производится зачет заработной платы в счет погашения задолженности по ранее полученным в подотчет денежным средствам ( Арбитражного суда Северо-Западного округа от 26.07.2016 N Ф07-2887/16 по делу N А56-17622/2012, Шестого арбитражного апелляционного суда от 21.03.2011 N , апелляционной инстанции Арбитражного суда Томской области от 17.01.2007 N А67-6240/06). Оформлялись такие действия приказом, соглашением о прекращении обязательств.
На наш взгляд, при удержании сотрудником аванса по заработной плате из выданных на его банковскую карту подотчетных сумм не соблюден установленный законодательством способ выплаты сотрудникам заработной платы. Ведь выплата заработной платы является безусловной обязанностью работодателя, и ТК РФ не предусматривает возможности зачета выданных работнику денежных средств в счет задолженности перед ним работодателя по заработной плате ( Московского городского суда от 28.02.2014 N 33-4562/14) (смотрите также рекомендуемый к ознакомлению материал). В Апелляционном определении СК по гражданским делам Суда Ханты-Мансийского автономного округа от 09.04.2013, например, сказано, что довод ответчика (организации) о том, что работник не представлял авансовые отчеты по полученным им на хозяйственные расходы суммам, не влечет отказ в удовлетворении иска о взыскании заработной платы, поскольку по требованию работника о взыскании заработной платы не допускается зачет выданных работнику подотчетных сумм.
Кроме того, типовая схема проводок не предусматривает операции по направлению подотчетных средств на выплату заработной платы сотруднику или проведение зачета расчетов по соответствующим счетам. Поэтому мы считаем, что в таком случае при отсутствии оправдательных документов неиспользованный аванс должен быть возвращен подотчетным лицом.
В случае нарушения работниками установленного порядка использования средств, полученных под отчет (невозвращения сумм и непредставления оправдательных документов об израсходованных суммах), организация вправе произвести удержания таких сумм. На основании абзаца третьего части второй ТК РФ работодатель может не позднее одного месяца со дня окончания установленного срока принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующей подотчетной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. При удержании из заработной платы своевременно не возвращенных подотчетных сумм необходимо соблюдать ограничение размера удержаний, предусмотренные ТК РФ ( Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0).
Иными словами, организация вправе удержать не подтвержденную оправдательными документами сумму из заработной платы при ее невозврате, издав соответствующий распорядительный документ (например приказ), определив в нем срок и сумму возможного удержания (с учетом ограничения).
В бухгалтерском учете при удержании из заработной платы не возвращенных сумм, выданных под отчет, делаются записи:
Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами"
- учтена сумма средств, выданная работнику под отчет и не возвращенная в срок;
Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 94
- удержаны подотчетные средства из заработной платы работника.
При невозможности удержания невозвращенных подотчетных сумм из заработка работника по каким-либо причинам организация может требовать возврата такого рода денежных средств в судебном порядке ( ТК РФ).
Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:
- . Учет перечисления подотчетных сумм на банковские карты сотрудников;
- . НДФЛ с невозвращенных подотчетных сумм;
- . Учет при перечислении заработной платы на банковские карты сотрудников.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Волкова Ольга
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
Назначение платежа при перечислении подотчетному лицу — важная информация, поскольку в ней указывается, на какие именно цели расходуются средства. Правильно оформленное платежное поручение не вызовет вопросов у проверяющих органов, а банк без проблем отправит денежные средства по назначению.
Необходимость правильного назначения платежа подотчетному лицу в платежке
Организации могут выдавать сотрудникам подотчетные суммы путем перечисления средств на их карточные счета в банке, причем карта может быть как личной, так и корпоративной. И хотя законодательно напрямую возможность безналичного подотчета не прописана, в письме Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 имеется четкое разрешение на проведение указанных операций.
Узнайте о внутреннем документе компании, описывающем нюансы расчетов с подотчетными лицами, из материала .
При этом самое главное, на что следует обращать внимание, — правильное оформление в платежном поручении поля «Назначение платежа».
О роли реквизита «Назначение платежа» узнайте из этой .
Возможен вариант, когда реквизиты для перечисления указаны верно, а в поле назначения содержатся ошибки. Это может обернуться для организации дополнительными расходами либо аннулированием платежного поручения. Об этом поговорим далее.
О нюансах «подотчетной» работы бухгалтера можно узнать в статье .
Последствия неправильного оформления назначения платежа
При неправильном оформлении назначения платежа возможно развитие событий по 2 вариантам:
- Банк может не принять платежное поручение, поскольку в некоторых кредитных учреждениях установлены конкретные требования по заполнению этой графы. О том, как заполнить назначение платежа по подотчетным средствам, следует узнавать в банке, обслуживающем организацию.
- Контролирующие органы могут посчитать, что перечисленные работнику безналичные суммы — это его заработная плата, а потому налоговая служба потребует удержать и перечислить НДФЛ и взносы на соцстрахование.
ВАЖНО! Минфин России считает данные претензии со стороны налоговой службы неправомерными, о чем указано в его письме от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65.
Об ошибках при учете расчетов с подотчетными лицами читайте в статье .
Оформление платежного поручения при выдаче в подотчет
Чтобы правильно оформить платежное поручение для перечисления денежных средств сотруднику в подотчет, необходимо придерживаться стандартного порядка действий:
- Во-первых, следует иметь в распоряжении реквизиты карточного счета, на который будут переводиться подотчетные суммы, чтобы средства ушли по назначению.
- Во-вторых, в назначении платежа необходимо прописать, что именно представляют собой эти деньги: подотчетные суммы на командировочные расходы или на приобретение товаров для хозяйственной деятельности организации.
Порядок учета командировочных расходов в 2018 году см. по .
Именно указание в назначении платежа, что перечисляемые средства являются подотчетными суммами, позволяет обезопасить организацию от претензий контролеров. Сформулировать назначение платежа можно по следующему образцу:
- «Перечисление подотчетных средств на счет сотрудника Иванова С. Р. согласно приказу от 12.03.2018 № 18/П. Без НДС» — такая фраза будет уместна при перечислении безналичного аванса.
- «Компенсация перерасхода сотруднику Иванову С. Р. по авансовому отчету от 15.03.2018 № 32. Без НДС» — такая формулировка может использоваться при возмещении перерасхода сотруднику.
Подробнее о выдаче подотчетных сумм на командировочные расходы читайте в материале .
Итоги
Правильно оформленное назначение платежа при перечислении безналичного подотчета позволит избежать претензий контролеров. Самое главное при этом — указывать, что перечисляемые суммы являются подотчетными денежными средствами. Это послужит убедительным доказательством того, что они не являются доходом сотрудника.